Archyvai – nebylūs dokumentų saugotojai

Dažnai nesusimąstome apie archyvų svarbą valstybei ir žmonėms vien todėl, jog archyvarų darbas yra beveik nematomas, dėl to mažai pažįstamas, nors iš tikrųjų savo reikšmingumu mažai kuo nusileidžia kitoms atminties institucijoms.

Tikrosios archyvų reikšmės suprasti neleidžia ir daugelio manymas, jog archyvaras – tik darbuotojas, besikuičiantis tarp gausybės nereikšmingų dokumentų, kurie nei kam reikalingi, nei vertingi.

Tačiau realūs darbai byloja ką kita.

Nuo 1921-ųjų, kai Lietuvoje buvo įkurtas pirmasis archyvas, praėjo lygiai šimtmetis – šiuo metu atkurtoje nepriklausomoje Lietuvos Respublikoje valstybės archyvų yra devyni.

Siekiant paminėti šią sukaktį, 2021 metai paskelbti Archyvų metais.

Ta proga kalbiname buvusią ilgametę Kėdainių rajono savivaldybės archyvo archyvarę, o šiuo metu šias pareigas „Vikonda grupėje“ einančią Vidą Trošiną.

– Dalis visuomenės, ypač jaunoji karta, išvis nežino, kas yra archyvai, tad pokalbį norėčiau pradėti nuo visiškai paprasto klausimo: kas yra archyvai?

– Bendrąja prasme archyvai yra įstaiga ar jos struktūrinis padalinys arba kita sukauptų dokumentų saugojimo vieta.

Asmeniškai man, kaip archyvarei, tai – tiesioginė darbo vieta, į kurią su malonumu sugrįžtu kasdien (nusišypso).

– Nuo pirmojo įkurto Lietuvoje archyvo praėjo net šimtas metų. Ar ilgainiui jo funkcija nepasikeitė?

– Esminės archyvų funkcijos per šitiek metų pasipildė ir praplatėjo. Informacinių technologijų (IT) dėka galime džiaugtis geresnėmis prieigomis prie dokumentų.

Laikui bėgant su technikos pasiekimų pagalba buvo sudarytos geresnės ir patogesnės sąlygos  dokumentų saugojimui.

Man asmeniškai labiausiai patinka, kaip archyvus pristato Lietuvos centrinio valstybės archyvo Dokumentų sklaidos skyriaus komanda: „Nuo istoriko knygos iki asmeninės šeimos istorijos, nuo valstybinės reikšmės dokumento iki sveikinimo atviruko, nuo San Paulo iki Tokijo, nuo Vilniaus iki Pasvalio, nuo signatarų portretų iki nebyliojo kino ar „Amerikos balso“, nuo žemėje rastų partizanų dokumentų iki skaitmeninių vaizdų, nuo saugyklos iki skaityklos – viskas prasideda archyvuose.“

– Archyvai – nebylūs dokumentų saugotojai. Kokias funkcijas, be saugojimo, dar atlieka archyvai?

– Nors pagrindinės archyvų funkcijos yra dokumentų kaupimas ir jų saugojimas, tačiau čia neapsieinama ir be jų naudojimo.

Pavyzdžiui, Nacionaliniu dokumentų fondu gali naudotis tiek fiziniai, tiek ir juridiniai asmenys.

Žinoma, laikantis teisės aktų reikalavimų, jei tai bus daroma faktų įrodymo, švietimo, mokslinio tyrimo ar kitais nekomerciniais tikslais.

– Savo archyvarės karjerą pradėjote dirbdama valstybiniame archyvų sektoriuje. Šiuo metu esate atsakingą už privačių įmonių dokumentų archyvavimą. Darbas skirtinguose sektoriuose vienodas?

– Valstybiniame sektoriuje dokumentų rengimui, tvarkymui, apskaitai ir saugojimui yra keliami didesni reikalavimai, patvirtinti teisės aktais.

Valstybinio sektoriaus archyvai iš esmės yra valstybinių archyvų komplektavimo šaltinis. Įstaiga, vadovaujantis teisės aktais, privalo kiekvienais metais rengti įstaigos veiklos dokumentacijos planą.

Valstybiniame sektoriuje papildomai susidaro dar ir nuolatinio saugojimo dokumentai, kurie vėliau perduodami saugoti į kuruojantį šią įstaigą valstybės archyvą.

Tiek įstaigos dokumentacijos planus, tiek dokumentų apskaitos apyrašus bei dokumentų naikinimo aktus privaloma suderinti su to valstybės archyvo Dokumentų ekspertų komisija (DEK).

Tuo tarpu dirbant privačiame versle atsakomybė ne mažesnė.

Skirtumas tik tas, jog teisės aktai leidžia patiems įmonių vadovams spręsti dėl jų veiklos dokumentacijos planų sudarymo ar nesudarymo.

Jie patys tvirtina apskaitos ir naikinimo dokumentus be papildomų suderinimų. Taip pat privačiame sektoriuje skiriasi kai kurių dokumentų saugojimo terminai.

[quote author=“Autorius“]Archyvai – įstaiga ar jos struktūrinis padalinys arba kita sukauptų dokumentų saugojimo vieta. Archyvai yra valstybiniai, žinybiniai, bažnytiniai, partiniai, korporatyviniai, privatūs, asmeniniai, šeimų, giminių.[/quote]

– Elementaru, jog jei darbas skirtinguose sektoriuose nėra vienodas, tai ir kaupiami dokumentai nebus tokie patys.

– Praktiškai tiek valstybiniame, tiek privačiame sektoriuje susidarę bendrieji dokumentai yra vienodi – tai teisinio reguliavimo ir veiklos organizavimo, personalo valdymo, finansinio ir kito turto valdymo, saugos ir sveikatos darbe, gaisrinės ir civilinės saugos, informacinių technologijų valdymo ir kiti dokumentai.

Skiriasi tik specifiniai dokumentai, kurie susidaro dėl įmonės, įstaigos ar organizacijos vykdomos veiklos pobūdžio.

Praėjus dokumentų saugojimo galiojimo terminui yra sudaromi dokumentų naikinimo aktai. Dokumentus galima naikinti atlikus jų vertės ekspertizę, kai pasibaigia norminių teisės aktų nustatyti dokumentų saugojimo terminai.

Nėra naikinami tik nuolatinio saugojimo dokumentai.

Jie yra perduodami saugoti į įstaigą kuruojantį valstybės archyvą. Tokie dokumentai susidaro valstybiniame sektoriuje.

Vadovaujantis Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle ir Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklėmis „Vikonda grupės“ įmonėse yra kaupiami ir saugomi dviejų tipų dokumentai.

Ilgai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 26 iki 100 metų. Taip pat trumpai saugomi dokumentai – dokumentai, kurių nustatytas saugojimo terminas nuo 1 iki 25 metų įskaitytinai.

Iš esmės kiekviena įmonė saugo savo dokumentus nuo įmonės įsteigimo savo įmonėje. Dokumentų apimtį apsprendžia tai, kokią veiklą įmonė vykdo.

– Kasmet archyvuoti imamasi aktyviai veikiančių įmonių dokumentus, o koks likimas laukia tų įmonių archyvų, kurios anksčiau ar vėliau nusprendžia nebetęsti veiklos?

– Norint išregistruoti įmonę, Registrų centrui reikia pateikti pažymą, kad likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, yra perduoti saugoti savivaldybės archyvui, kurios teritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar privataus juridinio asmens buveinė, iki jo išregistravimo iš juridinių asmenų registro.

Likviduojamos įmonės archyvas turi būti sutvarkytas pagal teisės aktų reikalavimus, o tik tada gali būti perduotas savivaldybės likviduotų įmonių archyvui, kur bus toliau saugojamas ir naudojamas.

– Archyvavimo procesas tikrai nėra paprastas dalykas. Išduokite paslaptį, su kokiais sunkumais tenka susidurti dirbant šį darbą?

– Kai supranti, nuo ko reikia pradėti, tuomet ir darbuotis lengva. Atėjęs į įmonę pirmiausia įvertini, kas jau yra padaryta, ką reikia keisti ir ką toliau daryti.

Dokumentų valdymui ir tvarkymui užtikrinti organizacijos ar įmonės vadovo sprendimu gali būti rengiamas dokumentacijos planas.

Tuomet archyvavimo procesas kiekvienoje įmonėje ir prasideda nuo dokumentacijos plano, kuris aprašo visus dokumentus, kurie yra naudojami darbui įmonėje ir nurodo numatytus dokumentų saugojimo terminus pagal norminius teisės aktus.

Užbaigtos bylos per dvejus metus nuo jų užbaigimo įrašomos į bylų apyrašus ir sąrašus arba kitus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito įgalioto asmens nustatytus apskaitos dokumentus.

Jau sutvarkytų  „Vikonda grupės“ įmonių archyvuose  kol kas saugomi tik popieriniai dokumentai.

Neabejoju, jog ateityje archyvavimas skaitmenizuosis, nes tokiu būdu bus taupomas įmonės darbuotojų laikas, taps sklandesnis bendravimas.

[quote author=“V. Trošina“]Galiojantis 2011 metų gruodžio 20 dienos Lietuvos Vyriausiojo archyvaro įsakymas Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ įpareigoja įmones, įstaigas ir organizacijas vykdyti per jų veiklą susidariusių dokumentų tvarkymą ir apskaitą. [/quote]

– Vadinasi, sutvarkytas ir apskaitytas įmonės archyvas šiais laikais yra būtinybė?

– Taip. Galiojantis 2011 metų gruodžio 20 dienos Lietuvos Vyriausiojo archyvaro įsakymas Nr. V-152 „Dėl Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo“ įpareigoja įmones, įstaigas ir organizacijas vykdyti per jų veiklą susidariusių dokumentų tvarkymą ir apskaitą.

Džiugu pastebėti, jog „Vikonda grupės“ įmonių, taip pat ir kitų privačių įmonių vadovai, su kuriais man teko dirbti po valstybinio darbo, skiria pakankamai dėmesio įmonėje susidariusių dokumentų tvarkymui ir apskaitai.

– Kokią naudą teikia archyvai? Kuo archyvuojami įmonių dokumentai gali tapti naudingi ateityje?

– Sutvarkytas, apskaitytas archyvas suteikia galimybę žinoti, kiek ir kokie dokumentai yra saugomi bei sudaro galimybę greitai juos surasti ir panaudoti pagal poreikį.

Konkrečios įmonės ar įmonių grupės istorijos tikslais kai kurie dokumentai sukuria pridėtinę vertę.

Taip pat pasikeitus įmonės vadovui ar savininkui archyve laikomos bylos gali padėti atsakyti į taip rūpimus klausimus: kas įmonėje buvo ar yra vykdoma, kokie ateities planai.

– Archyvavimas – daug kruopštumo ir atsakomybės reikalaujantis darbas. Kokių savybių prireikia dirbant šį darbą?

– Jeigu trumpai – žinių, kantrybės, logikos.

Be abejo, taip pat būtina išmanyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymą, Lietuvos valstybinio archyvų fondo nuostatus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius archyvo veiklą.

Neslėpsiu, dirbant archyvaro darbą labai padeda ir gyvenimiška patirtis.

– Ar šalyje vyraujanti pandemija turi pasekmių Jūsų teikiamoms paslaugoms?

– Asmeniškai mano darbui pasekmių vyraujanti pandemija neturi.

Mano darbas iš esmės yra su dokumentais. Kontaktas su kitais darbuotojais labai minimalus. Be abejo, „Vikonda grupės“ įmonių darbuotojams prireikia archyve esančių dokumentų ar jų kopijų, tačiau šiais laikais informacinių technologijų (IT) dėka galime bendrauti elektroniniu paštu, pasinaudoti kopijavimo bei skenavimo įranga.

Iš archyvų istorijos…

„Archyvai Lietuvoje pradėti kaupti vos pradėjus kurtis Lietuvos valstybei – dar XIII a. pirmoje pusėje. Deja, šie dokumentai neišliko. Seniausias mūsų laikus pasiekęs archyvas yra Lietuvos Didžiosios Kunigaikštystės (toliau – LDK) raštinės (kanceliarijos) archyvas (XIV–XVIII a.), dar žinomas Lietuvos Metrikos vardu.

Šis archyvas kaip Lietuvos užkariavimo įrodymas 1795 m. buvo išvežtas iš Vilniaus į Rusiją ir dabar saugomas Maskvoje. Iki XIX a. vidurio Vilniuje ir kituose Lietuvos miestuose egzistavę archyvai (LDK vyriausiojo tribunolo, LDK Vilniaus pavieto žemės ir pilies teismų bei kiti) iš esmės buvo žinybiniai archyvai.

Kokybiškai naują etapą Lietuvos archyvų istorijoje žymi Centrinio senųjų aktų archyvo atsiradimas Vilniuje.

Vilniaus centrinis senųjų aktų archyvas buvo įsteigtas remiantis vardiniu Rusijos imperatoriaus Nikolajaus I 1852 m. balandžio 2 d. (senuoju stiliumi) įsaku. Carinė administracija norėjo sukaupti dokumentus vienoje vietoje, apsaugoti juos nuo falsifikavimo, sunaikinimo ir šių dokumentų pagrindu tenkinti valstybinių įstaigų ir privačių asmenų, ypač bajorų, poreikius. Po įvairių parengiamųjų darbų archyvas 1853 m. buvo įkurdintas valdžios parinktose patalpose uždaryto Vilniaus universiteto pastate.

Lietuvai paskelbus nepriklausomybę, kultūros bei istorijos paminklų, archyvų, bibliotekų, muziejų išsaugojimu rūpinosi 1919 m. įsteigta Valstybės archeologijos komisija. Šios komisijos įstatuose, be kita ko, numatyta, kad valstybinių įstaigų ir privačių asmenų archyvai yra saugomi valstybės.

Centralinis knygynas-archyvas pirmą kartą paminėtas Kauno miesto ir apskrities komendanto 1919 m. gruodžio 22 d. įsakyme, kuriuo nurodoma atnešti dokumentus į Valstybinį muziejų. Valstybinio muziejaus vadovas E. Volteris neretai raštus pasirašydavo kaip Centralinio valstybės archyvo direktorius.

Centralinis valstybės archyvas perėmė didžiąją dalį Valstybės archeologijos komisijos funkcijų, susijusių su archyvų kaupimu, apsauga ir priežiūra. Valstybės archeologijos komisijos rūpesčiu archyvui buvo skirtos ir patalpos Kauno VII forte.

Pagal architekto Vladimiro Dubeneckio projektą šios patalpos buvo suremontuotos ir pritaikytos saugoti dokumentams. 1921 m. spalio 19 d. švietimo ministras Kazys Bizauskas pasirašė įsakymą, kuriuo prie Švietimo ministerijos įsteigtas Centralinis valstybės archyvas. Ši data laikoma oficialia pirmojo Lietuvos Respublikos archyvo įkūrimo data.

Tarpukario archyvo saugyklų plotas buvo 2 000 m², lentynų ilgis siekė 6 315 tiesinių metrų lentynų, saugota daugiau kaip 600 fondų, apie 0,5 milijono bylų. Seniausi dokumentai buvo datuojami XVI amžiumi.

Šiuo metu Lietuvoje veikia 9 valstybės archyvai ir Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba. Valstybės archyvuose saugoma daugiau kaip 10 mln. rašytinių dokumentų bylų (tai sudarytų daugiau nei 109 km), 8 tūkst. kino dokumentų, 3 tūkst. videodokumentų, 390 tūkst. fotodokumentų, 21 tūkst. garso dokumentų“.

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos informacija