Elektroninių laiškų kasdienybė: kaip nesuklysti juos rašant

Jau gana seniai įprastus laiškus pakeitė elektroniniai. Kartais juos rašome dažniau nei skambiname – po kelis per dieną. Tik, ar žinome, kaip taisyklingai rašyti elektroninius laiškus ir kokios etiketo taisyklės jiems galioja? Kaip „Rinkos aikštei“ sakė Vytauto Didžiojo universiteto (VDU) Humanitarinių mokslų fakulteto Lituanistikos katedros doc. dr. Erika Rimkutė el. laiškų rašymas liberalėja ir ypatingų reikalavimų juos rašant nėra. Tačiau vieną kitą etiketo taisyklę vis dėlto derėtų prisiminti.

– Pradėkime nuo laiško gavėjų. Jei vienas gavėjas, tai nieko ypatingo, o jei daugiau nei vienas, ar yra skirtumas, kokiu eiliškumu juos surašyti?

– Kiek man yra žinoma, nėra reikalavimų, kokiu eiliškumu surašyti el. laiško gavėjus. Reikia atkreipti dėmesį į tai, kad keli gavėjai gali būti automatiškai surikiuoti. Jei, pvz., el. pašto adresas prasideda vardu, tarkim, vardas.pavarde@institucija.lt, tai automatiškai gavėjai bus sugrupuoti pagal vardus, o ne pavardes, taigi turbūt nėra reikalo vargintis ir kokiu nors būdu surikiuoti el. laiško gavėjų.

– O ką reiškia Cc ir Bcc eilutės? Kada jos naudojamos?

– Jei laiško gavėją nurodote CC eilutėje, tai reiškia, kad adresatas laišką gaus, bet jis nėra pagrindinis šio laiško gavėjas. Pavyzdžiui, siunčiate laišką kolegai Jonui, bet norite, kad apie šį laiką žinotų ir jūsų vadovas Petras, tokiu atveju Petro adresą rašote CC eilutėje. Tai reiškia, kad Jonas mato, jog laiškas siųstas ir jam, ir vadovui Petrui.

[quote author=“Doc. dr. Erika Rimkutė“]Atkreipčiau dėmesį, kad iš Vakarų kultūros ateina tradicija net ir į oficialius asmenis, į žmones, užimantį aukštesnę poziciją, esančius aukštesnio socialinio statuso, kreiptis vardu (prieš jį parašant gerb. ar net parašant), vis dėlto Lietuvoje toks kreipimosi būdas vyresnių žmonių gali būti palaikytas nemandagiu.[/quote]

Jei laišką siųsite kolegai Jonui, bet jį norite adresuoti ir vadovui Petrui, tačiau nenorite, jog Jonas apie tai žinotų, tada Petro adresą rašykite BCC eilutėje.

– Eikime prie laiško temos. Koks turėtų būti pavadinimas? Ar yra skirtumas, kaip pavadinti oficialų ir neoficialų laišką?

– Laiško tema labai svarbi, ypač kalbant apie oficialius laiškus. Svarbiausia, kad ji būtų informatyvi, geriau trumpa, pvz.: „Dėl susirinkimo“, „Kvietimas į susirinkimą“, „Dėl projekto ataskaitos“, „Informacija apie egzaminą“.

Neoficialūs laiškai gali būti ir be laiško temos, bet ir juose geriau parašyti vieną ar kelis prasminius žodžius, kad adresatas žinotų, kokiai temai skirtas laiškas.

Tinkamas laiško pavadinimas palengvina komunikaciją: tarp daugybės laiškų padeda atsirinkti tuos, į kuriuos svarbu ar skubu atsakyti; lengviau rasti reikalingą laišką pagal aiškų temos pavadinimą.

– Koks turėtų būti pasisveikinimas/kreipinys?

– Galima dvejopai pradėti laišką: pasisveikinimu arba kreipiniu (arba ir taip, ir taip).

Pirmiausia apie pasisveikinimą: įprasti pasisveikinimo žodžiai ir frazės yra labas rytas, laba diena, labas vakaras, sveiki. Rekomenduočiau tinkamai pasirinkti pasisveikinimų žodžius, nes, pvz., jei laišką rašote apie 11 val. ir laišką pradedate labas rytas, tam, kuris dirba nuo ankstyvo ryto, gali keistai skambėti tokia frazė. Kartais gali kilti klausimų, ar laišką rašant, pvz., 17.30 val., pasisveikinti laba diena ar labas vakaras. O kaip pasisveikinti, jei laiškas rašomas naktį?.. Žinoma, visi šie atvejai nėra laikomi elektroninio etiketo klaidomis, tik gali sukelti gavėjo šypseną arba rašančiajam sukelti nereikalingą galvos skausmą.

Kad nekiltų tokių galvosūkių, geriau rinktis neutralų pasisveikinimo žodį sveiki. Atkreipkite dėmesį, kad jis vartotinas ir kreipiantis į vieną, ir į kelis adresatus, jo nebūtina derinti pagal lytį. Bet jei parašysite sveikas, -a, tai toks pasisveikinimas skambės familiariai, o to reikia vengti rašant oficialius laiškus.

Dabar apie antrą laiško pradžios būdą – kreipinį. Rekomenduočiau laišką pradėti žodžiu gerbiamasis, -oji, nors įprasčiau rašyti jo trumpinį gerb. Įprastai po šio žodžio nurodomas vardas ar pavardė; gali būti pirmoji vardo raidė ir pavardė. Rašant oficialius laiškus po gerb. reikėtų rašyti pareigas ar kitą oficialų statusą žmogaus, kuriam skirtas laiškas, pvz., gerb. direktoriau, gerb. dėstytojau, gerb. profesoriau. Iš pagarbos pareigas žmogaus, į kurį kreipiatės, galima pradėti rašyti didžiąja raide (kaip ir prašymuose ar kituose dokumentuose).

Atkreipčiau dėmesį, kad iš Vakarų kultūros ateina tradicija net ir į oficialius asmenis, į žmones, užimantį aukštesnę poziciją, esančius aukštesnio socialinio statuso, kreiptis vardu (prieš jį parašant gerb. ar net parašant), vis dėlto Lietuvoje toks  kreipimosi būdas vyresnių žmonių gali būti palaikytas nemandagiu.

Taigi laišką reikia pradėti pagarbiai: pasisveikinimu, pagarbiu kreipiniu arba ir pasisveikinant, ir pagarbiai kreipiantis.

– Kaip derėtų pradėti rašyti laišką? 

– Laiško pradžioje reikia prisistatyti ir paaiškinti, kokiu klausimu rašomas laiškas, ko norima iš adresato.

– Dažniausiai išsiuntę laišką, atsakymą norime gauti tuojau pat. Ar yra koks nors laiko limitas, per kiek laiko reikėtų atsakyti į el. laiškus?

– Turbūt nėra aiškaus termino. Žinoma, kiekviena įstaiga gali turėti vidinę tvarką, kurioje numatyta, per kiek laiko reikia atsakyti į gautus laiškus. Manyčiau, kad 3–5 darbo dienos būtų optimalus laikas, per kurį būtų galima tikėtis atsakymo. Taigi, praėjus šiam laikui, galima rašyti pakartotinį laišką arba skambinti į instituciją. Tokiu atveju reikėtų pasakyti, kad tokią ir tokią dieną tokiu ir tokiu adresu siuntėte laišką, bet iki šiol negavote atsakymo, tad norite gauti atsakymą telefonu arba paprašykite kito asmens, kuris galėtų atsakyti į jums rūpimus klausimus, el. pašto adreso.

[quote author=“Doc. dr. Erika Rimkutė“]Padarius didelę klaidą, pvz., ne tam adresatui nusiuntus laišką, netyčia išsiuntus nebaigtą laišką, reikėtų dar kartą parašyti, atsiprašyti ir paaiškinti, kas negerai padaryta ankstesniame laiške.[/quote]

– O jei, tarkime, dėl kokių nors priežasčių nepavyko atsakyti į laišką per nustatytą laiką. Kaip tada reikėtų elgtis?

– Geriausia būtų, kad tais atvejais, kai asmuo žino, jog negalės greitai atsakyti į el. laiškus (dėl atostogų, ligos ir pan.), jis pasidarytų automatinį atsakymą, kuriame būtų nurodyta, kada atsakys į laišką arba į ką kitą kreiptis.

Jei vis dėlto į laišką atsakoma po ilgesnio laiko, reikėtų atsiprašyti, kad adresatui reikėjo ilgai laukti atsakymo.

– Kokio maždaug ilgio turėtų būti el. laiškas?

– Tai priklauso nuo įvairių situacijų, bet rekomenduočiau pirmą kartą rašant laišką, kad ir svarbiu klausimu, nesurašyti visų niuansų. Pavyzdžiui, rašote laišką advokatui, kad jis atstovautų jums byloje, tad pirmame laiške užtenka trumpai pateikti svarbiausius faktus ir sužinoti, ar advokatas sutiks jums atstovauti. Jei taip, tai kitame laiške ar gyvame susitikime pateiksite visą išsamią informaciją. Jei laiško gavėjo jūsų reikalas / siūloma prekė ar kiti dalykai nedomina, tai nėra prasmės gaišti laiką ir pateikti daug informacijos.

Paprastai oficialiuose laiškuose apsiribojama keliais sakiniais ar keliomis pastraipomis, o esant poreikiui, kituose laiškuose pateikiama daugiau informacijos.

– Na, tarkime, aš dabar jums rašau klausimus atskirame dokumente. Ar galėčiau juos lygiai taip pat rašyti tiesiog laiške?

– Taip, galite surašyti laiške. Kartais laiško gavėjui lengviau pateikti atsakymus juos parašant atskiriame faile, o ne iš karto laiške, nes gali pasinaudoti daugiau redagavimo, maketavimo funkcijų, ko neturi kai kurios el. laiškų sistemos.

– Jei su laišku kartu siunčiu ir papildomą dokumentą, ar turėčiau apie tai kaip nors įspėti gavėją?

– Taip, reikėtų parašyti, kad laiško priede pateikta tam tikra informacija. Kartais gavėjas gali į tai neatkreipti dėmesio.

– O kaip dėl visokių šypsenėlių, emocijų ir kitų piktogramų el. laiškuose – ar galima juos naudoti nepažįstamiems?

– Pastaruoju metu, drįsčiau teigti, kad mūsų bendravimas liberalėja, laisvėja, tad nebestebina oficialiuose laiškuose jausmaženkliai, bet rekomenduočiau be jų apsieiti oficialiuose laiškuose, ypač rašant į valdiškas institucijas svarbiais klausimais. Bet jei tam pačiam adresatui rašomas ne pirmas laiškas (nors ir oficialus) ir jei jaučiate, kad adresatas yra malonus žmogus, pernelyg formaliai nežiūrintis į savo pareigas, tai šypsenėlė neturėtų sugadinti bendravimo. Pavyzdžiui, susirašinėjant su studentais, ypač jei su jais daugiau bendraujama, pasitaiko jausmaženklių, ir tai priimtina.

– Kaip derėtų atsisveikinti? Apskritai, ar reikėtų atsisveikinti kaip nors ar tiesiog užtenka parašyti, pvz., pagarbiai, su pagarba ar pan.?

– Neutraliausias atsisveikinimo būdas – laiško pabaigoje parašyti pagarbiai (atkreipkite dėmesį, kad po šio žodžio nereikia rašyti kablelio) ir kitoje eilutėje savo vardą ir pavardę, pareigas ar kitą svarbią informaciją.

Jei vienas po kito tam pačiam adresatui rašomi keli laiškai, užtenka pabaigoje parašyti vardą ir pavardę.

[quote author=“Doc. dr. Erika Rimkutė“]Pastaruoju metu, drįsčiau teigti, kad mūsų bendravimas liberalėja, laisvėja, tad nebestebina oficialiuose laiškuose jausmaženkliai, bet rekomenduočiau be jų apsieiti oficialiuose laiškuose, ypač rašant į valdiškas institucijas svarbiais klausimais.[/quote]

– Gal žinote, kokių klaidų dažniausiai daro žmonės, rašantys el. laiškus?

– Mane asmeniškai sutrikdo ir daug ką apie adresantą pasako, jei laiškai parašyti be diakritinių ženklų ir su didelėmis kalbos klaidomis, jei pavartojami šnekamajai neoficialiajai kalbai būdingi žodžiai (pvz., kartais iš studentų sulaukiu laiškų, kai jie teiraujasi, kada kolis, egzas, t. y. kada vyks kolokviumas (tarpinis atsiskaitymas), egzaminas).

Manau, kad labai sau pakenkia toks žmogus, kuris rašydamas laišką neparašo arba netinkamai parašo laiško antraštę, tinkamai neprisistato. Dėl šių priežasčių gali būti neaišku, kam ir kokios informacijos reikia, todėl toks žmogus gali iš viso nesulaukti atsakymo į savo laišką.

– O kokią klaidą įvardintumėte kaip didžiausią, rašant el. laiškus ir primygtinai nerekomenduotumėte jos daryti?

– Svarbiausia, kad žmogus rašytų taisyklinga kalba, aiškiai, logiškai ir tiksliai išdėstytų mintis. Kartais laišką surašome, kaip pavadinčiau ironiškai, „sąmonės srautu“, tad be paties siuntėjo vargu ar kas kitas gali suprasti tokį laišką, arba tokiam laiškui „iššifruoti“ prireikia daug laiko.

– Vis tik klaidų pasitaiko… Aišku, draugui, pažįstamam gali tiesiog paskambinti, susitikti ir atsiprašyti, o kaip su nepažįstamais žmonėmis? Kaip siūlytumėte jas spręsti?

– Padarius didelę klaidą, pvz., ne tam adresatui nusiuntus laišką, netyčia išsiuntus nebaigtą laišką, reikėtų dar kartą parašyti, atsiprašyti ir paaiškinti, kas negerai padaryta ankstesniame laiške.

– O gal vis tik mes per daug visa tai sureikšminam? Gal reikėtų būti laisvesniems ir neįsisprausti į tam tikrus rėmus? 

– Kaip minėjau anksčiau, net ir oficialus mūsų bendravimas laisvėja, tad nemanau, kad galėtume nesulaukti informacijos, jei ne visai pagal etiketo reikalavimus parašėme laišką. Vis dėlto tiek rašant, tiek bendraujant gyvai ar telefonu, reikėtų skirti oficialųjį ir privatųjį bendravimą. Gali būti, kad oficialus asmuo, kuriam rašote, skambinate ar kreipiatės gyvai, atsakys į rūpimus klausimus, bet gali jaustis nejaukiai dėl jūsų pasirinkto familiaraus bendravimo stiliaus.

– Ar daugmaž visose šalyse galioja panašios el. laiškų rašymo taisyklės? Gal kur nors jos yra itin griežtos ir jų nesilaikant atsakymo išvis gali negauti?

Negaliu atsakyti į šį klausimą, bet manau, kad tokiose šalyse, kuriose yra senos oficialaus bendravimo tradicijos, pvz., Prancūzijoje, Anglijoje, gali būti griežčiau pažiūrėta į kalbos etiketo reikalavimų pažeidimus.