Kaip efektyviai valdyti savo elektroninius laiškus
Organizatorių nuotr.
Per karantiną kone kiekviename darbe pagrindine komunikacijos priemone tapo elektroniniai laiškai. Jų skaičius auga kasmet, o vidutiniškai kiekvienas biuro darbuotojas gauna po 121 el. laišką per dieną, rodo tyrimų bendrovės „The Radicati Group“ duomenys. Dideliame naujienų sraute nesunku pamesti ir itin svarbius laiškus. Kaip paprastai organizuoti savo pašto dėžutę, pranešime žiniasklaidai pasakoja „Bitė Lietuva“ žmonių ambasados vadovė Eglė Staniulionė.
„Laikydamiesi principo, kad pašto dėžutėje turite matyti nulius, niekada nepraleisite svarbios informacijos. Dažnai žmonės elgiasi priešingai – dar neatsakytus laiškus, net jei juos jau peržiūrėjo, pasižymi kaip neperskaitytus. Jei į pašto dėžutę atsiunčiama daug naujienų, įvairių naujienlaiškių, reklaminių pasiūlymų – pamesti svarbią informaciją dideliame sraute tikrai lengva. Vien laikantis paprastų trijų taisyklių užtikrinsite sklandų laiškų organizavimą tiek darbinėje, tiek asmeninėje pašto dėžutėje“, – paaiškina E. Staniulionė.
1. Susikurti specialius aplankus
Viena patogiausių ir paprasčiausių el. pašto dėžučių siūlomų funkcijų – laiškų filtravimas į jūsų pačių sukurtus aplankus, taip neapkraunant pagrindinio gautųjų pranešimų sąrašo.
„Kai kuriuos perskaitytus laiškus iškart ištriname, tačiau kaip elgtis su tais, kuriuos norime išsaugoti? Dauguma el. pašto dėžučių leidžia filtruoti gautus pranešimus pagal siuntėjus, temas ar raktinius žodžius ir automatiškai perkelia juos į specialiai tam sukurtus aplankus. Pavyzdžiui, galite sukurti tokius kaip „klientai“, „finansai“ ar „namai“, – paaiškina „Bitė Lietuva“ žmonių ambasados vadovė.
Pagrindinis filtrų sistemos privalumas yra tas, kad turėdami konkrečius aplankus, galėsite daug paprasčiau ir greičiau rasti reikalingą laišką – užuot tikrinus visą gautųjų pranešimų sąrašą, užteks atverti konkretų aplanką ir ten rasti reikiamą informaciją. Taip pat galite susikurti atskirą aplanką neskubiems laiškams – taip jie netrukdys skirti daugiau dėmesio patiems svarbiausiems.
2. Sujunkite kelias dėžutes į vieną
Šiandien populiariausios el. pašto dėžutės yra nemokamos, todėl nėra reikalo turėti tik vieną saugyklą viskam. Daug patogiau, kai vieną galite naudoti darbui, kitą – asmeniniams reikalams, o dar kitą – apsipirkimui. Visgi, turint kelias el. pašto dėžutes, labai lengva tarp jų pasimesti ir nepamatyti svarbių laiškų, todėl el. pašto paslaugų teikėjai leidžia jas visas sujungti į vieną ir efektyviai valdyti.
„Šis sprendimas leidžia sutaupyti nemažai laiko, nes vienoje vietoje matydami visus gautus pranešimus, galėsite daug efektyviau juos valdyti. Pavyzdžiui, atsakinėdami į laišką draugui, būsite tikri, kad nepraleisite skubaus kliento laiško. O nusprendę panaikinti nebeaktualius pranešimus, juos ištrinsite vienu kartu iš visų paskyrų“, – teigia „Bitės“ žmonių ambasados vadovė.
3. Dviejų minučių taisyklė
Ne visus laiškus užtenka peržiūrėti bei ištrinti, kadangi į dalį jų turite ir atsakyti. Kai atidėliojate ir laukiate tinkamesnės akimirkos, tokie laiškai užima vietą ne tik pašto dėžutėje, bet ir jūsų mintyse. Nors kol kas nėra platformos, kuri tinkamai atrašytų į laiškus už jus, tačiau galite pasinaudoti efektyvia 2 minučių taisykle.
„Kai laiškas patenka į jūsų pašto dėžutę, priimkite sprendimą, ar sugebėsite atsakyti per 2 minutes arba mažiau. Jei taip, tuomet atlikite tai iš karto. Tokie susikaupę laiškai vėliau virsta į valandos ar kelių atsakinėjimą. Nors tai nėra tobula taisyklė, tačiau daugeliu atvejų ji padidina ne tik pašto dėžutės, bet ir kasdienį žmogaus produktyvumą“, – pataria „Bitės“ žmonių ambasados vadovė.
